Darauf musst du als Yogalehrer bei der Buchhaltung achten -
Yoga zu unterrichten ist eine wunderbare Berufung. Die Freude, Menschen dabei zu begleiten, Körper und Geist in Einklang zu bringen, ist unbezahlbar. Doch neben all den Sonnengrüßen und Tiefenentspannungen gibt es einen Aspekt unseres Berufs, der nicht ganz so meditativ ist: die Buchhaltung.
Rechnungen schreiben, Belege sortieren – das klingt nicht gerade nach innerer Ruhe. Aber keine Sorge! Auch wenn Zahlen und Steuern manchmal nerven, lassen sie sich nicht ganz von unserer Yogapraxis trennen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du als Yogalehrer Rechnungen schreibst – entspannt und strukturiert.
Inhaltsverzeichnis:
Wann muss ich als Yogalehrer überhaupt eine Rechnung erstellen?
Als Yogalehrer musst du nicht für jede einzelne Yogastunde eine Rechnung schreiben. Es kommt ganz darauf an, wer dein Kunde ist und wie du deine Yogalehrer-Tätigkeit ausübst.
Wann ich als Yogalehrer in der Regel keine Rechnung schreiben muss:
Wenn ich Privatpersonen unterrichte: Wenn du Einzelpersonen oder kleine Gruppen in deinem eigenen Zuhause oder einem gemieteten Raum unterrichtest, musst du in der Regel keine Rechnung schreiben.
Wenn ich Bargeld erhalte: Wenn du das Geld für deine Yogastunden direkt in bar erhältst, ist das oft ein Hinweis darauf, dass keine Rechnung notwendig ist, aber eine Quittung solltest du für die Einnahme ausstellen.
Wann ich als Yogalehrer in der Regel eine Rechnung schreiben sollte:
Wenn ich in Unternehmen unterrichte: Wenn du Yoga-Kurse für Unternehmen anbietest, z.B. als Firmenyoga, musst du in der Regel eine Rechnung schreiben.
Wenn ich meine Leistungen abrechne: Wenn du deine Einnahmen und Ausgaben in deiner Einkommensteuererklärung angibst, ist es sinnvoll, für alle Einnahmen Rechnungen zu schreiben. Das erleichtert deine Buchhaltung und gibt dir mehr Sicherheit im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt.
Wenn der Kunde eine Rechnung verlangt: Manche Schüler, vor allem aber Unternehmen, verlangen eine Rechnung, um einen Beleg für die Buchhaltung zu haben, da sie die Kosten steuerlich geltend machen können.
Weitere Vorteile, Rechnungen zu schreiben
Wusstest du, dass eine korrekt erstellte Rechnung nicht nur deine Finanzen ordnet, sondern auch deine Kundenbindung stärken kann? Als Yogalehrer bist du nicht nur Lehrer, sondern auch Unternehmer. Eine professionelle Rechnung ist dabei ein wichtiger Baustein, denn es zeigt deinem Kunden, wofür er bezahlt. Das schafft Transparenz und vermeidet Missverständnisse.
Rechnungen schreiben als Yogalehrer – so geht’s!
Das Erstellen von Rechnungen als Yogalehrer mag anfangs etwas kompliziert erscheinen, ist aber eigentlich ganz einfach, wenn man die wichtigsten Punkte kennt.
Pflichtangaben in der Rechnung von Yogalehrern
Diese Pflichtangaben müssen laut Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) auf jeder Rechnung stehen:
· Deine Daten: Vollständiger Name und Anschrift sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.)
· Kundendaten: Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
· Leistungsbeschreibung: Genaue Beschreibung der erbrachten Leistung (z.B. Firmenyoga oder Workshop)
· Leistungsdatum: Wann die Leistung erbracht wurde (z.B. 01.02. bis 15.04.)
· Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird
· Rechnungsnummer: Eine fortlaufende Nummer für jede Rechnung. Jede Rechnungsnummer darf nur einmalig vergeben werden.
· Rechnungsbetrag: Netto oder Brutto, je nachdem ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder dich in der Kleinunternehmerregelung befindest. Plus Höhe und Steuersatz der angefallenen Umsatzsteuer. Weitere Infos dazu folgen 😉
Hinweis: So weist du den Rechnungsbetrag aus
Die Umsatzsteuer auf Yoga-Angebote beträgt in der Regel 19%. Das bedeutet, dass du auf deiner Rechnung den Netto-Preis für deine Yogastunde, den daraus resultierenden Umsatzsteuerbetrag und den Gesamtpreis (inkl. USt.) angeben musst. (Sofern du NICHT der Kleinunternehmerregelung unterliegst.)
Hier ein Beispiel, wie du die Beträge angeben kannst:
Als Kleinunternehmer Rechnungen für deine Yoga-Tätigkeit schreiben
Ein Kleinunternehmer ist eine Person, die ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit betreibt und deren Umsatz im vergangenen Jahr eine bestimmte Grenze nicht überschritten hat. Diese Grenze liegt in Deutschland im Jahr 2024 bei 22.000 Euro pro Jahr. Wenn du als Yogalehrer unter diese Grenze fällst, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.
Als Kleinunternehmer musst du auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das vereinfacht deine Buchhaltung erheblich. In der Regel ist die gesamte Buchhaltung auch weniger aufwendig. Außer den schon genannten Pflichtangaben auf der Rechnung, musst du noch darauf hinweisen, dass du Kleinunternehmer bist und gem. § 19 UstG keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Wenn du im laufenden Jahr die Grenze von 22.000 € überschreitest, wirst du im darauffolgenden Jahr umsatzsteuerpflichtig. Deshalb solltest du deine Einnahmen immer gut überwachen.
Hier ein Beispiel, wie du die Beträge als Kleinunternehmer angeben kannst:
Optionale Angaben in der Rechnung als Yogalehrer
Je nach Art deiner Leistung und den Wünschen deines Kunden, kannst du weitere Angaben machen, wie zum Beispiel:
· Bankverbindung: Deine Kunden zahlen per Überweisung und es erleichtert den Zahlungsprozess für deine Kunden. In vielen Fällen ist diese Angabe empfehlenswert.
· Kontaktdaten: Neben deiner Adresse kannst du auch deine Telefonnummer und E-Mail-Adresse angeben. So können deine Kunden bei Fragen schnell Kontakt zu dir aufnehmen.
· Zahlungsziel: Gib an, bis wann der Rechnungsbetrag zu zahlen ist. Üblich sind Zahlungsziele von 8, 14 oder 30 Tagen
· Kundennummer: Wenn du mehrere Rechnungen für denselben Kunden erstellt, ist eine Kundennummer hilfreich, um die Rechnungen zuzuordnen.
· Zertifizierung als Yogakursleitung bei den Krankenkassen: Wenn deine Kurse von den Krankenkassen bezuschusst werden, kannst du diese Information ebenfalls auf der Rechnung angeben. Das kann für deine Kunden von Interesse sein.
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Tipp: Bei der Angabe eines konkreten Zahlungsziels weiß dein Kunde genau, bis wann er die Rechnung begleichen muss. In Deutschland beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage nach Rechnungsdatum. Du kannst aber auch kürzere oder längere Fristen vereinbaren. Ein schriftlich festgelegtes Zahlungsziel stärkt deine Position im Falle eines Zahlungsverzugs.
Was du als Yogalehrer bei der Rechnungsstellung beachten solltest
Es gibt noch weitere Aspekte, die du bei der Rechnungsstellung beachten solltest:
Wenn du Rechnungen per E-Mail versenden möchtest, solltest du deine Kunden fragen, ob sie damit einverstanden sind.
Kontrolliere den Geldeingang auf deinem Geschäftskonto. Bleibt der Betrag aus, solltest du eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung verschicken.
Informiere dich regelmäßig über Änderungen bei der Umsatzsteuer, um sicherzustellen, dass du deine Rechnungen korrekt ausstellst und keine Probleme mit dem Finanzamt bekommst.
Die Aufbewahrungsfrist für alle Belege beträgt 10 Jahre. Grundsätzlich können die Belege auch digital aufbewahrt werden. Hierfür gelten aber bestimmte Anforderungen (z.B. unveränderbar, lesbar, vollständig).
Digitale Buchhaltungsprogramme beinhalten i. d. R. die Möglichkeit der Aufbewahrung von Belegen. Informiere dich, solltest du dich für ein Buchhaltungsprogramm entscheiden.
Wenn du mit einem Buchhaltungssoftware arbeitest, kannst du eine integrierte Rechnungsvorlage verwenden und davon ausgehen, dass die Pflichtangaben bereits integriert sind. Du solltest aber trotzdem den Inhalt an dein Yoga-Unternehmen anpassen.
Kostenlose Rechnungsvorlage für Yogalehrer
Eine kostenlose Rechnungsvorlage kann als Inspiration dienen, um deine eigenen Rechnungen zu gestalten und es ist eine gute Möglichkeit, sich mit dem Thema vertraut zu machen. Eine gut strukturierte Vorlage gewährleistet, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind und du somit auf der sicheren Seite bist.
Kostenlose Rechnungsvorlagen kannst du dir hier anschauen und gegebenenfalls herunterladen:
Kleinbetragsrechnung für deine Yoga-Tätigkeit schreiben
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Form der Rechnung, die für Rechnungsbeträge bis zu 250 Euro brutto ausgestellt werden kann. Sie dient zur Dokumentation einer Leistung und ist vor allem für Kleinunternehmer interessant, da sie weniger formale Anforderungen hat als eine reguläre Rechnung.
Allerdings solltest du die Vor- und Nachteile abwägen und prüfen, ob diese Rechnungsart für deine individuellen Bedürfnisse geeignet ist.
Folgende Angaben müssen aber auch in der Kleinbetragsrechnung enthalten sein:
Deine Daten: Name und Anschrift
Kundendaten: Name und Anschrift des Kunden
Leistungsbeschreibung: Genaue Angabe der erbrachten Leistung (z.B. Yogakurs, Einzelstunde)
Rechnungsdatum oder Ausstellungsdatum
Gesamtbetrag (brutto)
Rechnungsprogramme für deine Buchhaltung als Yogalehrer
Ein Rechnungsprogramm ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Yogalehrer, der seine Finanzen im Griff behalten möchte. Es erleichtert die Erstellung von Rechnungen, die Verwaltung von Kunden und die Buchhaltung erheblich.
Vorteile eines Rechnungsprogramms für Yogalehrer:
Zeitersparnis: Das manuelle Erstellen von Rechnungen ist zeitaufwendig. Ein Rechnungsprogramm automatisiert viele Prozesse und spart dir wertvolle Zeit.
Professionelles Erscheinungsbild: Professionell gestaltete Rechnungen hinterlassen einen guten Eindruck bei deinen Kunden.
Organisation: Alle deine Rechnungen sind an einem Ort gespeichert und leicht zugänglich.
Übersichtlichkeit: Du hast jederzeit den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben.
Integrationen: Einige Programme lassen sich mit anderen Tools wie Online-Banking oder Buchhaltungssoftware verbinden.
Mobile Nutzung: Viele Programme sind auch als App verfügbar, sodass du von unterwegs auf deine Daten zugreifen kannst.
Steuerliche Vorteile: Einige Programme können bei der Erstellung der Steuererklärung helfen.
Fehler werden vermieden: In der Regel werden Pflichtangaben automatisch eingefügt. (Natürlich musst du die Tooleinstellungen zunächst an dein Unternehmen anpassen.)
Worauf solltest du bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms achten?
Einfachheit: Das Programm sollte intuitiv bedienbar sein, damit du es schnell erlernen kannst.
Funktionsumfang: Überlege dir, welche Funktionen du benötigst (z.B. Erstellung von Angeboten, Verwaltung von Kunden, Integration mit anderen Tools).
Kosten: Vergleiche die Preise der verschiedenen Anbieter.
Kundenservice: Ein guter Kundenservice ist wichtig, falls du Fragen oder Probleme hast.
Beliebte Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:
sevDesk: Beliebt für seine einfache Bedienung und seinen umfangreichen Funktionsumfang.
lexware office (zuvor lexoffice): Bietet eine Vielzahl von Funktionen und ist auch für komplexe Buchhaltungen geeignet.
FastBill: Einfaches und kostengünstiges Programm, ideal für Einsteiger.
papierkram: Viele Basisfunktionen für Einsteiger kostenlos.
Zusätzliche Tipps:
Teste verschiedene Programme: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen an.
Lass dich beraten: Sprich mit anderen Yogalehrern oder einem Steuerberater, um Empfehlungen zu erhalten.
Beginne frühzeitig: Je früher du mit einem Rechnungsprogramm startest, desto einfacher wird deine Buchhaltung.
Die Entscheidung hängt stark von deinen individuellen Bedürfnissen ab. Ich habe mich für Lexware Office entschieden, da ich Wert auf einen umfassenden Funktionsumfang lege und schon über 20 Jahre mit Lexware gearbeitet habe. Trotzdem überprüfe ich regelmäßig, ob alle Funktionen, die Lexware Office bietet, tatsächlich noch relevant für mich sind.
Ein Rechnungsprogramm ist eine lohnende Investition für jeden Yogalehrer. Es erleichtert nicht nur die Verwaltung deiner Finanzen, sondern gibt dir auch mehr Zeit für Yoga.
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Häufige Fehler bei der Rechnungserstellung von Yogalehrern
Die korrekte Rechnungserstellung ist ein wichtiger Bestandteil der Selbstständigkeit als Yogalehrer. Hier sind einige häufige Fehler, die dabei unterlaufen können:
Fehlende Pflichtangaben: Dazu gehören beispielsweise der vollständige Name und die Adresse des Yogalehrers und des Kunden, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und eine detaillierte Leistungsbeschreibung.
Falsche oder fehlende Steuernummer: Die korrekte Angabe der Steuernummer ist gesetzlich vorgeschrieben.
Vergessen der Umsatzsteuer: Wenn du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst, musst du die gesetzliche Umsatzsteuer ausweisen.
Fehlerhafte Berechnung: Rechenfehler können schnell passieren und führen zu falschen Rechnungsbeträgen.
Keine Aufbewahrung: Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (10 Jahre) aufbewahrt werden.
Wenn du dich unsicher fühlst, ob deine Rechnungen korrekt sind oder wenn du einfach keine Lust auf Buchhaltung hast, dann helfe ich dir gerne weiter!
Als erfahrene Verwaltungsfachkraft und Yogalehrerin habe ich mich auf die Bedürfnisse von Yogalehrern spezialisiert. Ich weiß, wie wichtig es ist, dass deine Buchhaltung korrekt und effizient geführt wird. Deshalb biete ich dir einen umfassenden Service an, der genau auf deine Anforderungen zugeschnitten ist.
Von der Erstellung deiner Rechnungen über die vorbereitende Buchhaltung bis hin zu ungeliebten Verwaltungsaufgaben – ich übernehme alles für dich. So kannst du dich ganz auf dein Yoga konzentrieren und hast gleichzeitig die Gewissheit, dass du immer einen aktuellen Überblick über deine Finanzen hast.
Möchtest du mehr darüber erfahren, wie ich dich unterstützen kann? Gerne stehe ich dir für ein unverbindliches Strategiegespräch zur Verfügung.
Fazit: Mit Achtsamkeit und Struktur zum Ziel!
Rechnungen schreiben gehört leider zum Yogalehrer-Alltag. Betrachte es als Teil deiner Praxis: Mit Achtsamkeit und Struktur. Wenn du dich dabei unsicher fühlst, gibt es viele Möglichkeiten, Unterstützung zu bekommen. Wichtig ist, dass du dich auf das konzentrierst, was dir Freude bereitet: das Unterrichten. Alles andere lässt sich organisieren.
Disclaimer: Diesen Artikel habe ich sorgfältig recherchiert, aber eine Rechts- und/oder Steuerberatung kann und darf ich nicht durchführen. Die Bemessungsgrenzen und rechtlichen Angaben sind Stand Oktober 2024 und können sich ändern.